Ảnh minh họa
Quy trình giải quyết vấn đề 6 bước là là một cách đơn giản và đáng tin cậy. Quá trình này giữ cho việc giải quyết vấn đề của nhóm đi đúng hướng trong khi họ thực hiện việc điều tra và tìm kiếm 1 giải pháp
Vấn đề phức tạp với đội nhóm và phòng ban… thường được giải quyết nhanh hơn, hiệu quả hơn bằng cách sử dụng phương pháp khoa học, có hệ thống để giải quyết.
Ưu điểm
Mô hình 6 bước giải quyết vấn đề đưa ra một quy trình tập trung hơn với nhiều ưu điểm:
- Đảm bảo tính nhất quán, mọi người trong nhóm đều hiểu phương pháp được sử dụng.
- Bằng cách sử dụng dữ liệu, phương pháp này giúp bạn loại bỏ sự thiên vị và định kiến cá nhân, dẫn đến lập luận và giải pháp khách quan hơn.
- Khuyến khích nhóm hợp tác làm việc.
- Giúp nhóm đạt được sự đồng thuận.
- Giúp quá trình ra quyết định dễ dàng hơn.
- Mô hình cung cấp một giải pháp hợp lý cho bạn và đội nhóm.
Đây là một quá trình 6 bước theo thứ tự – như một chu kỳ. Mỗi bước phải được hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Các bước được lặp lại. Tại bất kỳ điểm nào, nhóm có thể quay trở lại bước trước đó và tiếp tục từ đó.
Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề bao gồm:
- Xác định vấn đề.
- Tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Phát triển giải pháp thay thế.
- Chọn 1 giải pháp.
- Thực hiện giải pháp.
- Đánh giá kết quả.
6 bước này là một quá trình cải tiến liên tục. Mục tiêu không chỉ là để giải quyết 1 vấn đề mà còn để phát triển, điều chỉnh giải pháp liên tục khi có thách thức mới nổi lên, thông qua việc lặp lại Quy trình 6 Bước.
Lưu ý:
Mô hình 6 bước không có tiêu đề chuẩn cho từng bước. Các bước trên sử dụng các quy ước đặt tên nhằm đưa chỉ dẫn rõ ràng nhất về mục đích của bước đó.
Bước 1: Xác định vấn đề
Bước 1 là chẩn đoán vấn đề, bao gồm: bối cảnh và các triệu chứng của vấn đề. Một khi nhóm bạn đã hiểu rõ vấn đề là gì, họ sẽ điều tra các triệu chứng rộng hơn, khám phá các tác động tiêu cực của chúng, ảnh hưởng tới ai và mức độ khẩn cấp/ quan trọng để giải quyết từng triệu chứng.
Ở bước này nhóm giải quyết vấn đề nên sử dụng các kỹ thuật như:
- Kích phá não.
- Phỏng vấn.
- Trả lời bảng câu hỏi.
Khi thảo luận làm rõ vấn đề, nhóm sẽ liên tục mô tả các triệu chứng và sửa đổi lại vấn đề. Càng có nhiều triệu chứng được tìm thấy, càng giúp bạn làm rõ vấn đề thực sự là gì.
Bước 2: Tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Sau khi tất cả tìm thấy các triệu chứng, vấn đề được chẩn đoán và được nhóm đồng ý, bạn bắt đầu dẫn dắt nhóm tìm kiếm nguyên nhân gây ra vấn đề. Trong bước này, bạn có thể sử dụng các công cụ như:
- Sơ đồ xương cá.
- Phân tích Pareto.
- Sơ đồ mối tương quan.
Những kỹ thuật này giúp bạn đối chiếu thông tin một cách có cấu trúc và tập trung vào các nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Đây được gọi là nguyên nhân gốc rễ.
Ở bước 2 này, nhóm có thể trở lại bước 1 để xác định lại vấn đề. Sự khác biệt giữa chẩn đoán vấn đề và nguyên nhân gốc rễ là gì?
Nếu một người có vấn đề về hô hấp và đau ngực (triệu chứng).
Bác sĩ có thể chẩn đoán anh ta bị bệnh tim (xác định vấn đề).
Sau đó, nguyên nhân được xác định là do chứng béo phì và hút thuốc (nguyên nhân gốc rễ).
Bước 3: Phát triển giải pháp thay thế
Phân tích, sáng tạo để giải quyết vấn đề là tạo ra nhiều giải pháp, không chỉ là một. Thông thường câu trả lời rõ ràng nhất không phải là giải pháp hiệu quả nhất cho vấn đề. Nhóm bạn nên tập trung vào:
- Tìm ra càng nhiều giải pháp càng tốt, không cần biết nó kỳ cục hay ngớ ngẩn ra sao
- Xem xét mối liên quan của từng giải pháp tới nguyên nhân gốc rễ và các triệu chứng.
- Quyết định xem liệu có thể hợp nhất nhiều giải pháp khác nhau để cùng đưa ra câu trả lời cho vấn đề hay không?
Lúc này, bạn không đi tìm 1 giải pháp, mà tập trung loại bỏ những giải pháp không hiệu quả. Các kỹ thuật bạn có thể sử dụng gồm:
- Phân tích SWOT
- Phân tích chống đối – ủng hộ
- 5 yếu tố của Porters
Quy trở lại với ví dụ về anh chàng bệnh nhân ở bước trước. Bác sĩ làm gì? Ở giai đoạn này, bác sỹ sẽ lựa chọn các pháp đồ điều trị khác nhau như: Thuốc men, Phẫu thuật, Thay đổi lối sống…
Bước 4 :Chọn Giải pháp
Trong bước 4, nhóm bạn bắt đầu đánh giá tất cả các lựa chọn, các giải pháp tiềm năng, rồi từ từ thu hẹp nó xuống còn 1 giải pháp. Lúc này bạn sử dụng 2 câu hỏi chính.
- Giải pháp nào khả thi nhất?
- Giải pháp nào được những người sẽ thực hiện và sử dụng nó ưa chuộng?
Tính khả thi được xác định bằng cách quyết định xem liệu một giải pháp:
- Có thể được thực hiện trong khung thời gian chấp nhận?
- Có hiệu quả, đáng tin cậy và thực tế?
- Sẽ giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn?
- Có thể thích nghi khi điều kiện thay đổi?
- Rủi ro của nó có thể quản lý được?
- Có lợi cho tổ chức?
Giải pháp nào được ưa thích?
Sự chấp nhận của những người sẽ sử dụng và thực hiện giải pháp là chìa khóa thành công.
Đây là nơi mà các bước trước trở nên hữu ích. Với người dùng và người thực hiện, một giải pháp có thể quá triệt để, phức tạp hoặc không thực tế. Hai bước trước giúp xác minh các lựa chọn của nhóm PS (PS- Problem Solving) và đưa ra một loạt các giải pháp khả thi khác nhau cho người dùng và người thực hiện để thảo luận và lựa chọn.
Điều này có nghĩa gì với bác sỹ của chúng ta? Ở giai đoạn này, bác sĩ xem xét:
Lựa chọn điều trị nào phù hợp nhất với bệnh nhân (tính khả thi), thường giới thiệu bệnh nhân tới (các) chuyên gia tư vấn.
Bệnh nhân được cung cấp các lựa chọn điều trị khác nhau (lựa chọn). Cuối cùng, dựa trên bằng chứng, cần phải tiến hành một biện pháp điều trị (giải pháp).
Bước 5: Thực hiện giải pháp
Một khi giải pháp đã được chọn, lập kế hoạch dự án ban đầu và thiết lập:
- Người quản lý dự án.
- Ai khác cần tham gia thực hiện giải pháp.
- Khi nào dự án bắt đầu.
- Các mốc quan trọng
- Các hành động cần được thực hiện trước khi thực hiện giải pháp
- Cần phải có những hành động nào trong quá trình thực hiện giải pháp
- Tại sao những hành động này là cần thiết?
Ở bước này, nhóm của bạn có thể sử dụng các công cụ như:Biểu đồ Gantt, Timeline, LogFrame
Điều gì xảy ra với bệnh nhân? Tại thời điểm này bệnh nhân và bác sĩ (người quản lý dự án) sẽ bắt đầu:
Chuẩn bị và lên kế hoạch cho phương pháp điều trị được đề nghị.
Một cuộc hẹn cho phẫu thuật được thiết lập và bác sĩ phẫu thuật được chỉ định (Hành động trước khi thực hiện giải pháp).
Bệnh nhân sẽ được thông báo về những gì sẽ xảy ra trong quá trình phẫu thuật và sau đó (các hành động cần thực hiện trong quá trình thực hiện).
Các cột mốc quan trọng được thiết lập để phục hồi, kiểm tra lịch trình,….
Bước 6: Đánh giá Kết quả
Việc thực hiện dự án giờ đây cần được nhóm kiểm soát, đảm bảo giải pháp được tuân thủ. Giám sát bao gồm kiểm tra:
- Các cột mốc có được đáp ứng?
- Chi phí có nằm trong ngân sách?
- Công việc cần thiết có được hoàn thành?
Nhiều nhóm làm việc bỏ qua Bước 6 vì họ tin rằng bản thân dự án đã đề cập tới các vấn đề trên, nhưng điều này thường khiến kết quả mong muốn không đạt được.
Các nhóm hoạt động hiệu quả đưa ra phản hồi, phát hiện xem nếu dự án diễn ra không theo kế hoạch. Chúng cũng đảm bảo dự án không có vấn đề mới. Bước này dựa vào:
- Thu thập dữ liệu.
- Cơ chế báo cáo chính xác, được xác định.
- Thông tin cập nhật thường xuyên từ Quản lý dự án.
- Thách thức quá trình và hành động khi cần thiết.
Trong Bước 6, việc đánh giá kết quả sẽ giúp nhóm quyết định xem có cần trở lại bước trước hay tiếp tục thực hiện. Một khi giải pháp được đưa ra, nhóm nên tiếp tục theo dõi giải pháp và chuẩn bị để bắt đầu lại quy trình 6 bước khi được yêu cầu. Điều này có ý nghĩa gì đối với bệnh nhân?
Phẫu thuật được thực hiện (đạt mốc quan trọng).
Sau phẫu thuật, bệnh nhân sẽ được theo dõi để đảm bảo rằng phẫu thuật đã thực hiện tốt – giảm triệu chứng và các tác dụng phụ, vv (kết quả).
Kiểm tra dài hạn sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng việc điều trị vẫn tiếp tục có hiệu quả và nếu cần phải điều trị thêm nữa (kết cục).
Nói chung, phương pháp Sáu Bước là một cách đơn giản và đáng tin cậy để giải quyết vấn đề.
Sử dụng cách tiếp cận phân tích, sáng tạo để giải quyết vấn đề là một quá trình trực quan và đáng tin cậy. Nó giúp các nhóm theo dõi và cho phép điều tra kỹ lưỡng về vấn đề và tìm kiếm giải pháp. Quá trình bao gồm người thực hiện và người sử dụng, và tìm ra một giải pháp hợp lý, có thể giám sát được dựa trên dữ liệu.
| Những điểm chính Mô hình Giải quyết Vấn đề Sáu Bước cung cấp cách tiếp cận chia sẻ, hợp tác và có hệ thống để giải quyết vấn đề. Mỗi bước phải được hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Tuy nhiên, các bước được lặp lại. Tại bất kỳ điểm nào nhóm có thể trở lại một bước trước đó, và tiếp tục từ đó. Mục tiêu không phải là để giải quyết mà là để phát triển, điều chỉnh giải pháp liên tục khi thách thức mới nổi lên, thông qua việc lặp lại Quy trình Sáu Bước. – Bước 1. Xác định vấn đề – Xác định vấn đề thông qua việc xây dựng vấn đề và đặt câu hỏi. Điều quan trọng là đặt đúng câu hỏi khám phá nguyên nhân gốc rễ. – Bước 2. Xác định Nguyên nhân gốc rễ – Trong quá trình này, các giả định được phát hiện và các vấn đề cơ bản được tiết lộ thêm. Đây cũng là cơ hội để thu thập và phân tích dữ liệu. – Bước 3. Phát triển giải pháp thay thế – Các quyết định được đưa ra trong nhóm, xác định giải pháp thông qua lựa chọn sáng tạo. – Bước 4. Chọn Giải pháp – Khi nhóm hình thành các giải pháp và các giải pháp thay thế cho vấn đề, họ cần khám phá ưu và khuyết điểm của từng phương án thông qua dự báo hậu quả. – Bước 5. Thực hiện giải pháp – Xây dựng một kế hoạch hành động thực hiện và tiến hành quá trình giải quyết. – Bước 6. Đánh giá kết quả – Giai đoạn cuối cùng này đòi hỏi phải đánh giá kết quả của quá trình giải quyết.Quá trình này giúp nhóm bạn có thể theo dõi, điều tra kỹ lưỡng về vấn đề và tìm kiếm giải pháp. |
Baolong/ Nguồn: https://masterskills.org/blog/
