Hiện nay, việc viết HOA; viết ngày, tháng, năm đã được thực hiện theo quy định pháp luật. Những trường hợp nào thì không được phép viết tắt cũng đã có văn bản hướng dẫn rõ ràng. Thế nhưng khi thực hiện văn bản, chúng ta thường mắc một số lỗi sai cơ bản sau:

Viết HOA sai

Hiện nay, việc viết HOA trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Về nguyên tắc, khi xuất hiện đầu câu thì mặc định là viết HOA; còn đối với trường hợp thông thường (ở giữa câu) nhiều người hay viết HOA sai. Cụ thể như sau:

Danh sách các tên gọi đơn vị hành chính thường viết sai

VIẾT SAI	VIẾT ĐÚNG
thành phố Hồ Chí Minh	Thành phố Hồ Chí Minh
Thành phố Biên Hòa	thành phố Biên Hòa
Thủ Đô Hà Nội	Thủ đô Hà Nội
phường Võ Thị Sáu	Phường Võ Thị Sáu
quận 1	Quận 1
bác Hồ	Bác Hồ
vua Hùng	Vua Hùng
Tỉnh Quảng Ngãi	tỉnh Quảng Ngãi
Xã Tân Xuân	xã Tân Xuân
Huyện Củ Chi	huyện Củ Chi

Cách viết ngày, tháng, năm đúng chuẩn

Căn cứ điểm b khoản 4 Mục II Phần I Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

CÁCH VIẾT NGÀY, THÁNG, NĂM	VÍ DỤ
Đối với các ngày nhỏ hơn 10 thì viết 0 trước ngày (ngày 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09).	Ngày 08/3/2023 Ngày 01/6/2023 Ngày 07/5/2023 Ngày 02/9/2023
Đối với các tháng nhỏ hơn 3 thì viết 0 trước tháng (tháng 01, 02).	Ngày 01/01/2023 Ngày 15/02/2023 Ngày 14/02/2023 Ngày 05/02/2023

Cách viết HOA thứ, tháng đúng quy định của pháp luật

VIẾT SAI	VIẾT ĐÚNG
Thứ Hai	thứ Hai
Thứ Ba	thứ Ba
Thứ Tư	thứ Tư
Thứ Năm	thứ Năm
Thứ Sáu	thứ Sáu
Thứ Bảy	thứ Bảy
Chủ Nhật	Chủ nhật
Tháng Một	tháng Một
Tháng Hai	tháng Hai
Tháng Ba	tháng Ba
Tháng Tư	tháng Tư
Tháng Năm	tháng Năm
Tháng Sáu	tháng Sáu
Tháng Bảy	tháng Bảy
Tháng Tám	tháng Tám
Tháng Chín	tháng Chín
Tháng Mười	tháng Mười
Tháng Mười Một	tháng Mười một
Tháng Mười Hai	tháng Mười hai

Trường hợp nào thì không được phép viết tắt?

Về nguyên tắc, nếu viết tắt mà dễ gây nhầm lẫn, được hiểu với nhiều nghĩa, dễ phát sinh tranh chấp và trường hợp khác theo quy định của pháp luật thì không được viết tắt. Sau đây là những trường hợp không được viết tắt.

* Các trường hợp không được viết tắt trong lĩnh vực kế toán

Căn cứ Điều 18 Luật Kế toán 2015, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt.

Căn cứ khoản 6 Điều 5 Thông tư 70/2019/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã, việc ghi sổ kế toán thì không được viết tắt.

Căn cứ khoản 6 Điều 5 Thông tư 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, việc ghi sổ kế toán thì không được viết tắt.

Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 14 Thông tư 99/2021/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán đối với các khoản vay, trả nợ của chính phủ, chính quyền địa phương; thống kê, theo dõi các khoản nợ cho vay lại và bảo lãnh Chính phủ, trong việc lập chứng từ kế toán không được viết tắt.

Căn cứ điểm b khoản 3 Điều 22 Thông tư 77/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, trong việc lập chứng từ kế toán không được viết tắt.

Căn cứ điểm a khoản 3 Điều 19 Thông tư 174/2015/TT-BTC hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thuế và thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 112/2018/TT-BTC), việc ghi chép trên chứng từ kế toán không được viết tắt.

Căn cứ khoản 3 Điều 85 Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt.

Căn cứ khoản 3 Điều 17 và khoản 6 Mục I Điều 18 Thông tư 195/2012/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư; không được viết tắt trên chứng từ kế toán, sổ kế toán không được viết tắt.

Căn cứ khoản 1 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, không được viết tắt trên chứng từ kế toán.

Căn cứ chế độ kế toán áp dụng đối với quỹ mở ban hành kèm theo Thông tư 198/2012/TT-BTC, không được viết tắt trên chứng từ kế toán.

Căn cứ khoản 1 Điều 5 Thông tư 210/2014/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng đối với công ty chứng khoán, không được viết tắt trên chứng từ kế toán.

Căn cứ khoản 3 Điều 12 Thông tư 109/2018/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho quỹ tích luỹ trả nợ, không được viết tắt trên chứng từ kế toán.

* Các trường hợp không được viết tắt trong lĩnh vực dân sự

Căn cứ khoản 3 Điều 631 Bộ luật Dân sự 2015, di chúc không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, nếu di chúc gồm nhiều trang thì mỗi trang phải được ghi số thứ tự và có chữ ký hoặc điểm chỉ của người lập di chúc.

* Các trường hợp không được viết tắt trong lĩnh vực công chứng

Căn cứ khoản 1 Điều 45 Luật Công chứng 2014, chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

* Các trường hợp không được viết tắt trong lĩnh vực nhãn hàng hóa

Căn cứ khoản 1 Điều 12 và Điều 15 Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP); tên riêng của tổ chức, cá nhân và địa danh ghi trên nhãn hàng hóa không được viết tắt; tên nước hoặc vùng lãnh thổ sản xuất ra hàng hóa hoặc nơi thực hiện công đoạn cuối cùng để hoàn thiện hàng hóa không được viết tắt.